Vroeg of laat krijgt iedere ondernemer ermee te maken: formulier 17a van de Kamer van Koophandel. Nu staan formulieren van de (semi-) overheid niet bepaald bekend om de gebruiksvriendelijkheid, noch om een logisch design. Formulier 17a is wat dat betreft niet anders. Veel ondernemers hebben moeite met het invullen van dit formulier en daarom zetten wij in dit artikel uiteen waar je op moet letten en wat de verschillende velden allemaal betekenen. Maar eerst: wat is formulier 17a eigenlijk voor een formulier?

Wat is formulier 17a?

Formulier 17a is een formulier van de Kamer van Koophandel dat gebruikt wordt om aan het Handelsregister te melden dat een Vennootschap Onder Firma (VOF), Commanditaire Vennootschap (CV), maatschap of rechtspersoon is ontbonden.

Het is verplicht voor ondernemingen en rechtspersonen om zich in (én uit) te schrijven in het Handelsregister volgens de Handelsregisterwet. Een rechtspersoon kan bijvoorbeeld een Besloten Vennootschap, Naamloze Vennootschap, Coöperatie, onderlinge waarborgmaatschappij, Stichting of Vereniging zijn.

Voor wie is Formulier 17a?

Zoals eerder al aangegeven, formulier kan gebruikt worden om Nederlandse rechtspersonen uit te schrijven. De rechtspersonen die hier gebruik van kunnen maken zijn:

• Besloten vennootschap (B.V.)
• Naamloze vennootschap (N.V.)
• Coöperatie
• Onderlinge waarborgmaatschappij
• Stichting
• Vereniging
• Commanditaire vennootschap
• Maatschap

Formulier 17a kan niet gebruikt worden voor eenmanszaken. Wil je een eenmanszaak uitschrijven, dan moet gebruik maken van 14.

Welke velden zijn belangrijk?

Welke velden zijn er allemaal en waar moet je op letten? Dat gaan we in het onderstaande gedeelte stuk uitleggen. Let wel op, het invullen van deze velden is verschillend per soort rechtspersoon. Hier moet dus rekening mee worden gehouden wanneer het formulier gebruikt.

1. Gegevens van de vof, cv, maatschap of rechtspersoon

Om de wijzigingen door te kunnen voeren, heeft de KVK bepaalde gegevens nodig van de vennootschap, rechtspersoon of maatschap die geregistreerd staan in het Handelsregister. Deze gegevens bestaan uit de naam, vestigingsplaats en KVK-nummer van de betreffende entiteit.

2. Ontbinding vennootschap, rechtspersoon of maatschap

Bij dezen vraag dien je aan te geven wat voor entiteit je wil ontbinden en per wanneer.
Gaat het om een vof, cv of maatschap, vul dan hier de datum van ontbinding in en vervolg je weg naar vraag 5.
Gaat het om een ander soort rechtspersoon, vul dan hier de datum van ontbinding in en vervolg je weg naar vraag 3.

Toelichting op vraag 2:

Het orgaan dat bevoegd is om een besluit tot ontbinding te nemen, is afhankelijk van het soort rechtspersoon:

• Bij een besloten vennootschap of naamloze vennootschap is dit de aandeelhoudersvergadering.
• Bij een stichting is dit het bestuur.
• Bij een vereniging, coöperatie of onderlinge waarborgmaatschappij is dit de ledenvergadering.

Het is niet mogelijk om een besluit tot ontbinding met terugwerkende kracht te nemen.

3. Vereffening

Vraag 3 over de vereffening is niet onbelangrijk. De eerste vraag (3.1) is beslissend in de volgende stappen. Heeft een rechtspersoon geen activa c.q. baten meer, dan kun je hier “nee” invullen en doorgaan naar vraag 4.

Heeft de rechtspersoon wel activa, vul dan “ja” in en zorg ervoor dat duidelijk in het formulier wordt aangegeven wie optreedt als vereffenaar. In de meest gevallen is dit de bestuurder van de rechtspersoon.

Toelichting op vraag 3:

Het ontbinden van een rechtspersoon betekent niet automatisch dat de rechtspersoon ophoudt te bestaan. Dit hangt af van de vraag of er op het moment van ontbinding wel of geen bezittingen (baten) zijn.

Als er baten zijn, moeten deze verdeeld worden onder de aandeelhouders of andere rechthebbenden. Dit proces wordt vereffening genoemd en wordt uitgevoerd door één of meer vereffenaars. Dit kunnen bestuurders zijn, maar ook andere (rechts)personen.

Als je op het formulier bij vraag 3.1 “ja” aanvinkt, moet je ook de vragen vanaf 3.2 beantwoorden. Als de rechtspersoon op het moment van ontbinding geen baten heeft, houdt de rechtspersoon onmiddellijk op te bestaan en is er geen vereffening nodig. In dit geval spreek je in de meeste gevallen van een turboliquidatie.

5. Bewaarder boeken en bescheiden

De boeken en bescheiden van de beëindigde rechtspersoon moeten 7 jaar bewaard worden door zogeheten bewaarder van boeken en bescheiden. Deze bewaarder kan zowel een individu als een rechtspersoon zijn.

Als de functie van bewaarder vervuld wordt door een individu, vul je bij “naam” de achternaam en voorletters in. Als de functie vervuld wordt door een rechtspersoon, vul je bij “naam” de volledige naam van de rechtspersoon in.

5. Akkoord op ontbinding vennootschap of maatschap

Om het akkoord op de ontbinding te kunnen verkrijgen, heeft de KVK de naam en handtekening van alle vennoten van de vennootschap of alle maten van de maatschap nodig.

Als er onvoldoende ruimte is om alle vennoten/maten te laten tekenen op het formulier, kun je een gewaarmerkt document (geen kopie) met de namen en handtekeningen van de vennoten of maten aan het formulier toevoegen.

6. Gegevens van de onderneming

Als de ontbinding van een vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap of een rechtspersoon betreft die een onderneming had, moet je hier aangeven wat er met de onderneming is gebeurd.

Dit kan zijn dat de onderneming is opgeheven of voortgezet door een nieuwe eigenaar.

Als de onderneming is voortgezet door een nieuwe eigenaar, moet je aangeven aan wie de onderneming of vestiging is overgedragen. Als dit een vennootschap onder firma, commanditaire vennootschap of een andere rechtspersoon is, moet je de volledige naam en het adres opgeven. Als het een persoon is, moet je de achternaam, voorletters en het adres opgeven.

7. Ondertekening van dit formulier

Wellicht het meest eenvoudige gedeelte van het formulier, maar ook de belangrijkste. Hier dien je de gegevens van de entiteit of het individu in te vullen. Deze gegevens worden door het handelsregister vergelijken met de inschrijving. Komen de gegevens overeen en klopt de handtekening, dan wordt alles verwerkt. Klopt het niet, dan worden de zaken teruggestuurd.

8. Controle

Als laatste volgt er nog een controle. De KVK stel nog enkele vragen waarmee duidelijk wordt wat je moet meesturen en waar naartoe.

Door het invullen van de bovenstaande 8 velden ben je aan het einde gekomen van Formulier 17a van de Kamer van Koophandel. Alles goed ingevuld? Dan wordt hij door het Handelsregister in behandeling genomen. Maar wat gebeurt er als het formulier niet goed wordt ingevuld?

Wat gebeurt er als je formulier 17a niet goed invult?

Om ervoor te zorgen dat je formulier 17a goed wordt ingevuld, is het verstandig om de aanwijzingen op het formulier zorgvuldig te volgen en ervoor te zorgen dat alle vereiste gegevens worden opgegeven.

Gaat het toch fout, dan zal de Kamer van Koophandel alles terugsturen. In veel gevallen sturen zij een begeleidende brief mee met aanwijzingen. Let daarom goed op dat je altijd een begeleidende brief meestuurt met daarin het adres van de afzender. Zorg er tevens voor dat je het adres van de bewaarder goed invult én een kopie paspoort van een bestuurder meestuurt.

Wat zijn veelgemaakte fouten bij het invullen van formulier 17a?

Uiteraard hebben wij niet een direct zicht op wat er allemaal fout gaat bij het invullen van dit formulier. Dat weet alleen de KVK. Maar, op basis van enkele jaren ervaring weten we dat er verschillende zaken regelmatig fout gaan. De meest gemaakte fouten vindt je hieronder:

Niet goed lezen

De meest gemaakte fout is niet goed lezen. Formulier 17a zit goed en logisch in elkaar en als je maar zorgvuldig leest en de acties uitvoert zoals aangegeven in het formulier dan kom je er wel. Ben je onzorgvuldig en lees je niet goed, dan vul je automatisch de verkeerde zaken in.

Het origineel

De KVK accepteert geen kopie van formulier 17a. Ze willen dolgraag een origineel getekende versie hebben zodat ze de handtekening (niet geheel onbelangrijk) kunnen controleren.

Kopie paspoort vergeten & de besluiten

Een derde veelgemaakte fout is het niet meesturen van getekende besluiten en een kopie paspoort. Beiden zijn nodig voor de KVK om formulier 17a te kunnen verwerken. Zonder besluit en/of paspoort, kan de Kamer van Koophandel het formulier niet in behandeling nemen en zal zij alles terugsturen naar de afzender.

Vraag 5

Een veelgemaakte fout is ook het invullen van vraag 5. Dit gedeelte wordt alleen gebruikt bij een vof/cv/maatschap (zoals je in vraag 2.1 leest). Echter zien we vaak dat dit ook wordt ingevuld als men een BV wil ontbinden. Niet doen, want: niet nodig.

Last but not least: de handtekening

Niet alleen de bestuurder dient te tekenen, ook de vennoten bij vraag 5 én de bewaarder bij vraag 4 dienen een handtekening aan te leveren. Doen zij dit niet, dan kan de aanvraag niet in behandeling worden genomen.

Heb jij vragen over formulier 17a? Schroom dan niet om contact op te nemen, we helpen graag.